Homeoffices sind aus dem Kanzleialltag heute fast nicht mehr wegzudenken. Die Vorteile wie Flexibilität der Arbeitszeitmodelle oder Wegfall von Fahrtzeiten liegen auf der Hand. Das Homeoffice birgt aber auch Datenschutzrisiken, die Steuerberater beachten müssen.
In diesem Artikel besprechen wir die fünf größten Datenschutzrisiken im Homeoffice und geben Ihnen hier eine Übersicht über die wichtigsten Themen. Damit Sie sich im Detail damit beschäftigen können, haben wir ein Kapitel aus unserem Onlinekurs zum Datenschutz für Steuerkanzleien als Vorschau für Sie freigeschaltet. Den Link zum Kursvideo finden Sie am Ende des Artikels.
Der Arbeitsplatz
So mancher mag beim Begriff Homeoffice ein inneres Bild von gemütlichem Arbeiten auf dem Sofa vor Augen haben. In der Realität sollten Sie das Arbeitsumfeld zu Hause anders gestalten. Das Arbeiten im privaten Lebensraum ohne eine räumliche Abgrenzung ist ein absolutes No-Go beim Datenschutz im Homeoffice.
Das gilt besonders für Steuerkanzleien, schließlich unterliegen die verarbeiteten Informationen der Verschwiegenheitspflicht. Achten Sie daher immer darauf, Ihren Arbeitsplatz in einem abgetrennten Raum ohne „Durchgangsverkehr“ zu platzieren. Arbeiten Sie mit Bildschirmschonern, wenn Sie den Arbeitsplatz verlassen. Achten Sie auch darauf, dass Ihr Bildschirm nicht einsehbar ist, während Sie arbeiten.
Telefonieren, Messenger & Co.
Sorgen Sie für ein vertrauliches Umfeld während Telefonaten und WebMeetings, so dass keine ungewollten Mithörer auftreten. Achten Sie auch auf digitale Zuhörer: Alexa, Siri und Co. sollten Sie während der Arbeit deaktivieren.
Für den Einsatz von Messengern für die Kommunikation mit Kollegen oder Mandanten ist eine klare Richtlinie notwendig. Sonst droht an dieser Stelle Wildwuchs, der schnell zu Datenpannen führt.
Die Technik
Gestalten Sie die Arbeit aus dem Homeoffice oder am mobilen Arbeitsplatz technisch sicher. Wie gut das gelingt, hängt in hohem Maße davon ab, welche Geräte und Lösungen Sie dabei einsetzen. Lassen Sie sich vom Ihrem Systempartner bei der Wahl der Vorgehensweise beraten.
Optimalerweise arbeiten Sie und das Kanzleiteam auch außerhalb der Kanzlei nur auf geschäftlichen, nie auf privaten Geräten. Für Kanzleinotebooks gelten die gleichen Sicherheitsstandards, wie in der Kanzlei selbst: eine vernünftig konfigurierte Firewall, ein aktiver Virenscanner und eine durchdachte Backup-Regelung sind hier Pflicht.
Denken Sie auch daran, die Telefonie so zu gestalten, dass keine privaten Telefonanschlüsse oder Mobiltelefone zum Einsatz kommen.
Ganz analog: Papier
Auch wenn digitales Arbeiten heute in aller Munde ist, werden Sie nicht ohne Papier auskommen. Unterlagen aus der Kanzlei, Notizen, Ausdrucke – all dieses Papier ist auch nach Dienstschluss äußerst informativ für Dritte. Durchdenken Sie die neuralgischen Punkte wie Transport, Aufbewahrung und insbesondere Entsorgung zu Hause daher gut.
Cloud-Dienste
Für so manche Herausforderung im Homeoffice scheint die Lösung schnell gefunden: mittlerweile gibt es für fast jedes Thema in der digitalen Arbeitswelt ein passendes Tool in der Cloud.
Regeln Sie frühzeitig, welche Cloud-Dienste unter welchen Voraussetzungen im Homeoffice genutzt werden. Prüfen Sie vor der Einbindung von Dienstleistern, ob diese laut DSGVO und Standesrecht in Ihrem Fall erlaubt sind. Auch die Erweiterung bestehender Lösungen auf Homeoffices ist im Bezug auf Zugänge und Lizenzen nicht immer ohne weiteres möglich.
Unser Fazit
Die Arbeit in Homeoffices oder mobil beim Mandanten bringt viele Vorteile mit sich, die Sie für Ihre Kanzlei gerne nutzen können. Prüfen Sie die wichtigsten Sicherheitsaspekte auf jeden Fall im Vorfeld ab, oder justieren Sie Ihr Konzept jetzt nach.
Mehr Infos im Kursvideo
Wie Anfangs versprochen finden Sie hier den Link zum Kapitel „Homeoffice“ in unserem Onlinekurz zum Datenschutz.
Alle Infos zum DatenschutzCoach, dem Onlinekurs für Steuerberater, finden Sie auf www.datenschutz-coach.com.
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